ניקוי נתונים הוא תהליך שמבטיח שקבוצת נתונים היא נכונה ומדויקת. במשך תהליך זה רשומות נבדקות מבחינת הדיוק והעקביות שלהן, הן מתוקנות או נמחקות לפי לצורך.
הדבר יכול להתרחש בתוך קבוצה אחת של רשומות או בין סטים רבים של נתונים שאמורים להתמזג או לעבוד יחד אלה עם אלה.
תהליך פשוט
בצורתו הפשוטה ביותר, ניקוי נתונים כרוך בעבודת אדם אחד או מספר אנשים שעוברים על סדרה של רשומות ומאמתים את הדיוק שלהן. בתהליך זה של טיוב נתונים מתקנים שגיאות הקלדה ושגיאות כתיב, מסמנים ומתייגים כראוי נתונים או שדות מסוימים ומשלימים ערכים לא שלמים או חסרים.פעולות אלה מנקות נתון שפג תוקפו, או נתון שלא ניתן לתקנו, כך הם לא יתפסו מקום ויגרמו לפעילות לא יעילה.
בפעולות מורכבות יותר ניתן לבצע ניקוי נתונים על ידי תוכנות מחשב. תוכניות אלה יכולות לבדוק את הנתונים בעזרת מגוון רחב של כללים ונהלים עליו החליט המשתמש. ניתן להגדיר את התוכנית כך שתמחק, למשל, את כל הרשומות שלא עודכנו בחמש השנים הקודמות, לתקן את האיות השגוי ולמחוק את כל הכפילויות.
תוכניות מורכבות יותר יכולות למלא מיקוד חסר בכתובת, לשנות מחירים של פריטים שמופיעים באתר החברה אולהחליף בבת אחת את סוג המטבע.
יתרונות
ניקוי נתונים חשוב מאד לשם טיוב נתונים בעסק ולהשגת יעילות של כל הפעילות העסקית שתלויה בנתונים אלה. אם מספרי הטלפון של חלק מהלקוחות הרשומים במסד הנתונים אינם מדויקים, העובדים לא יכולים לפנות אליהם בקלות. כך גם לגבי הכתובת והדוא"ל. לא תוכלו לשלוח אוטומטית מבצעים לקהל הלקוחות שהדוא"ל שלהם שגוי. תפקידו של ניקוי הנתונים הוא להבטיח שכל הנתונים במערכת הם נכונים ושניתן להשתמש בהם בעת הצורך. רישומים לא מדויקים או לא מלאים אינם שמישים לאף אחד.
בכל פעם ששתי מערכות נתונים צריכות לעבוד יחד, ניקוי הנתונים חשוב עוד יותר. אם לחברה יש שני סניפים שעובדים בדרך כלל עם אותם לקוחות, לא רק שהנתונים בכל ענף צריכים להיות מלאים ומדויקים, אלא גם שני נתוני הענפים צריכים להיות תואמים.
המטרות של טיוב נתונים בעסק הן למזער שגיאות ולהפוך את הנתונים לשימושיים ומשמעותיים ככל האפשר. ללא תהליך הטיוב, הטעויות והשגיאות יישארו לעד ויובילו לסיבוכים ולעבודה לא יעילה.
